Einschreibungen verwalten

Lernende zu einem Kurs einladen

Sie wollen Ihren Lernenden einen Kurs zuweisen? Folgen Sie einfach diesen Schritten:

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. Den Reiter „Lernende“ auswählen

4. Nun auf der rechten Seite „Aktionen“ wählen

5. Aus der Drop-Down-Liste „Lernende einschreiben“ wählen

Sie haben nun wieder 3 Möglichkeiten, die Einladungen zu versenden.

Möchten Sie…

… ALLE Beschäftigten auf einmal einladen?

… EINE einzelne Person einladen?

… Eine GRUPPE von Personen, gemäß KATEGORIE(N), einladen?

Alle Beschäftigten auf einmal einladen

6. Wenn Sie alle aus der angezeigten Liste zeitgleich einladen möchten, setzen Sie ein Häkchen bei „Name“ (durch Anklicken der kleinen Checkbox)

7. Anschließend „Jetzt einladen“ klicken

Eine einzelne Person einladen

6. Eine einzelne Person ist über die Suchleiste auffindbar:

7. Anschließend das Häkchen neben dem Namen setzen und „Jetzt einladen“ klicken

→HINWEIS: Sie haben die Möglichkeit bereits versendete Einladungen zurückzuziehen. Auch, wenn Lernende den Kurs bereits gestartet haben.

Eine Gruppe von Lernenden mithilfe von Kategorien einladen

Mithilfe der zugeordneten Kategorien können Sie Kurs ganz gezielt an einen bestimmten Personenkreis ausspielen.

6. Klicken Sie dafür auf „WEITERE FILTER“ und wählen anschließend aus dem Drop-Down-Menü aus. Sie können eine Kategorie auswählen oder auch mehrere.

→ BEISPIEL: Unser Muster-Administrator Herr Mustermann möchte den Datenschutzkurs nur jenen Beschäftigten zuweisen, die am Standort Bonn im Pflegedienst tätig sind. Dafür wählt er in der Drop-Down-Liste die Kategorie „Bonn“ und „Pflegedienst“ aus.

Klickt er anschließend auf „Suchen“, werden ihm nur die Beschäftigten mit den beiden Kategorien angezeigt. Genau jene Gruppe, die er zum Kurs einladen wollte.

→ HINWEIS: Eine Kombination aus Kategorien, wie in dem o.g. Beispiel, schließt NICHT jene Lernende ein, die nur EINE der beiden Kategorien haben. Es werden nur Datensätze angezeigt, die BEIDE Kategorien haben.

Eine Person in mehrere Kurse einschreiben

Wenn Sie einen Lernenden in mehrere Kurse einladen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Benutzer“ und wählen Sie in der Benutzerübersicht einen Lernenden aus.

3. Betätigen Sie die Schaltfläche „Einschreibungen hinzufügen“

4. Wählen Sie nun die entsprechenden Kurse, in die der Lernende eingeschrieben werden soll, indem Sie das freie Feld links neben dem Kursnamen anklicken.

5. Wenn Sie einen Lernenden in alle Kurse einschreiben möchten, klicken Sie das freie Feld links neben der Bezeichnung „Kurs“ an.

6. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „Einschreiben“.

7. Nun werden Sie gefragt, ob Sie sich sicher sind, Ihren Lernenden in die von Ihnen ausgewählten Kurse einzuschreiben. Bestätigen Sie mithilfe der Schaltfläche „Einschreiben“.

Einschreibungen revidieren/löschen

Es kann schon einmal passieren, dass User unbeabsichtigt zu Kursen eingeladen werden. Das lässt sich leicht beheben – und es funktioniert fast genauso wie das Einschreiben von Lernenden, wenn Sie vom Kurs aus starten:

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. „Lernende“ auswählen

4. Klicken Sie auf „Aktionen“ oben rechts

5. Wählen Sie „Einschreibungen löschen“

Anschließend wählen Sie die Nutzer aus, die deren Einschreibung Sie löschen wollen.

→ HINWEIS: Bitte achten Sie darauf, dass der Löschauftrag nicht mit einer Automatisierungsregel kollidiert, die immer Vorrang hat. Das Löschen wird in diesem Fall umgehend wieder rückgängig gemacht.

Kurse wiederholen lassen

Warum müssen Kurse wiederholt absolviert werden?

Lernende können zur Wiederholung eines Kurses aufgefordert werden, weil regelmäßige Unterweisungen und Schulungen in vielen Bereichen, insbesondere in der IT-Sicherheit, Datenschutz, Compliance und Arbeitsschutz, gesetzlich vorgeschrieben oder best practice sind. Die Hauptgründe sind:

Gesetzliche Vorgaben und Vorschriften

Viele Branchen unterliegen gesetzlichen Schulungspflichten, wie die DSGVO im Datenschutz, NIS2 für Cybersecurity oder Arbeitsschutzrichtlinien.

Wiederholungsunterweisungen müssen z. B. gemäß dem Arbeitsschutzgesetz regelmäßig, mindestens aber einmal jährlich, durchgeführt werden.

Sicherstellung der Nachhaltigkeit des Lernens

Lerninhalte verblassen mit der Zeit. Durch wiederholte Schulungen wird sichergestellt, dass Mitarbeiter aktuelle Kenntnisse behalten und ihr Verhalten entsprechend anpassen.

Veränderungen in der Gesetzgebung oder Unternehmensrichtlinien

Wenn sich Vorschriften ändern, müssen Lernende erneut geschult werden, um sicherzustellen, dass sie mit den neuesten Anforderungen vertraut sind.

Reaktion auf sicherheitskritische Ereignisse

Nach einem Sicherheitsvorfall oder Beinahe-Unfall kann es notwendig sein, dass bestimmte Kurse erneut durchlaufen werden, um zukünftige Risiken zu minimieren.

Verhaltensbezogene Wiederholung

Wenn Lernende sicherheitskritisches oder fehlerhaftes Verhalten zeigen (z. B. wiederholt auf Phishing-E-Mails klicken), können sie gezielt zur Wiederholung eines Schulungskurses aufgefordert werden.

Wie kann ich Lernende auffordern, einen Kurs zu wiederholen?

Wenn Sie einen Lernenden zur Wiederholung auffordern möchten, kann dies auf zwei Wegen erfolgen: Der Weg über die „Automatisierungen“ ist im gleichnamigen Kapitel beschrieben. Aber auch manuell können Sie Wiederholungen einstellen. Grundsätzlich funktioniert dies so wie zuvor bei den Erinnerungen beschrieben:

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. „Lernende“ auswählen

4. Klicken Sie auf „Aktionen“ oben rechts

5. Wählen Sie „Wiederholen lassen“

Anschließend wählen Sie die Nutzer aus, die einen Kurs wiederholen sollen. Es werden Ihnen in dieser Auswahl nur jene User angezeigt, die sich im Fortschrittsstatus „Abgeschlossen“ befinden. Wenn Sie auch User zur Wiederholung einladen möchten, die den Kurs lediglich gestartet oder noch gar nicht begonnen haben, nutzen Sie bitte eine entsprechende Automatisierungsregel.

Erinnern Sie säumige Lernende

Einige Ihrer Lernenden haben einen Kurs noch nicht absolviert und Sie wollen sie daran erinnern? Dann führen Sie die folgenden Schritte durch:

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.