Automatische Rollenvergabe an Vorgesetzte

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Mitarbeitenden kann ein direkter Vorgesetzter zugeordnet werden – entweder manuell, per CSV-Upload oder automatisiert über die REST-API bzw. SCIM (beispielsweise via Microsoft Entra ID).

Sobald eine Person als Vorgesetzter eingetragen wird, kann ihr automatisch eine vom Administrator konfigurierte und festgelegte benutzerdefinierte Rolle zugewiesen werden. Diese Rolle bestimmt, welche Berechtigungen die Vorgesetzten für ihre Mitarbeitenden erhalten.

Die Sichtbarkeit richtet sich dabei nach der realen Führungsstruktur: Vorgesetzte sehen alle direkt und indirekt unterstellten Mitarbeitenden.

Beispiel: Eine Abteilungsleitung sieht nicht nur die direkt unterstellten Teamleitungen, sondern automatisch auch alle Mitarbeitenden in deren Teams .

CSV-Upload erweitert

Über den CSV-Upload können jetzt auch die Vorgesetzten und die EFN je Benutzer importiert werden.

Berechtigung „Benutzer anzeigen“

Für benutzerdefinierte Rollen gibt es die neue Berechtigung „Benutzer anzeigen“. Damit kann der Menüpunkt „Benutzer“ optional auch benutzerdefinierten Rollen eingeblendet werden. Personen mit dieser Rolle sehen dort alle für sie sichtbaren Benutzer in einer Tabelle sowie deren Account-Details.

Bisher wurden die Benutzer, die eine benutzerdefinierte Rolle sehen darf, dieser Rolle nur in bestimmten Bereichen angezeigt – beispielsweise in Kursen, Simulationen oder Berichten mit Bezug zu einer Einschreibung.

Führungskräfte bei Frist-Erinnerungen in CC setzen

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Für zeitkritische Kurse und Pflichtschulungen kann eine Frist festgelegt werden. Sofern der Kurs noch nicht abgeschlossen ist, erinnert das System am Fälligkeitstag die lernende Person automatisch per E-Mail und Feed. So werden Mitarbeitende rechtzeitig erinnert und können den Kurs möglichst noch fristgerecht abschließen.

Optional kann nun auch der jeweilige Vorgesetzte die Nachricht in Kopie (CC) erhalten. So werden Vorgesetzte gleichzeitig informiert und können bei Bedarf unterstützen, zum Beispiel indem sie Zeit für den Kurs ermöglichen.

Kurse im Katalog empfehlen

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Administratoren und berechtigte Rollen können Lernenden gezielt Kurse empfehlen, die im Katalog veröffentlicht wurden.

Kurs-Vorschau

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Administratoren und berechtigte Rollen können E-Learnings über die neue Vorschau-Schaltfläche direkt ansehen und prüfen, bevor sie für Lernende freigegeben werden.

Auswertung von Phishing-Kampagnen

Bei Kampagnen mit personalisiertem Tracking gibt es eine neue, optionale Auswertung. Sie zeigt für jeden Benutzer die über alle Kampagnen hinweg aufsummierte Anzahl kritischer Interaktionen und wie oft vermeintliche Phishing-Versuche erkannt und gemeldet wurden.

Performance-Optimierung

Die Ladezeit des Admin-Dashboards wurde verbessert, sodass Übersichten und Kennzahlen schneller zur Verfügung stehen.

Erweiterte Filteroptionen für Berichte

Für Berichte kann jetzt festgelegt werden, ob nur eigenständige Kurse und/oder Lernpfade berücksichtigt werden sollen.

Wenn Lernpfade enthalten sind, kann zusätzlich ausgewählt werden, welche Informationen angezeigt werden:

• nur der Gesamtstatus des Lernpfads
• der Gesamtstatus des Lernpfads und die enthaltenen Kurse
• nur die enthaltenen Kurse

Bisher wurden immer der Gesamtstatus des Lernpfads sowie die enthaltenen Kurse im Bericht angezeigt. Durch die neuen Optionen sind nun gezieltere Auswertungen möglich – je nachdem, welche Informationen von Interesse sind.

Erweiterte Berichts-, Kurs- und Benutzerfilter

Benutzer- und Kurskategorien können jetzt auch als Oder-Filter verwendet werden.

Bisher war ausschließlich eine Und-Verknüpfung möglich. Dadurch lassen sich Berichte nun flexibler nach mehreren Kategorien filtern.

Zentrale Ressourcenverwaltung

Mit der neuen Ressourcenverwaltung können Referenten, Orte und Technik an einem zentralen Ort angelegt, mit relevanten Metadaten (z. B. Kontaktdaten, Adressen oder Ausstattungsmerkmalen) gepflegt und effizient verwaltet werden.

Bei der Verknüpfung mit Programmpunkten in Live Events prüft das System automatisch die Verfügbarkeit der Ressourcen und verhindert Terminkollisionen zuverlässig.

Zudem lassen sich für jede Ressource individuelle Sperrzeiten (z. B. für Urlaube oder Wartungen) hinterlegen.

→ Ressourcenverwaltung im Handbuch „How to Tutoolio“

Erweiterung der Live Events um Programmpunkte

Live Events können jetzt übersichtlich in individuelle Programmpunkte gegliedert werden. Für jeden Programmpunkt lassen sich Titel, Beschreibung, Beginn und Ende sowie passende Ressourcen hinterlegen.

Lernende erhalten dadurch alle wichtigen Informationen zum Ablauf eines Live Events auf einen Blick und können das Programm als iCal-Kalenderdatei herunterladen.

→ Programmpunkte im Handbuch „How to Tutoolio“

Ergänzte Rollen und Berechtigungen

Für die neue Ressourcenverwaltung wurden die Rollen und Berechtigungen erweitert.

Damit lässt sich gezielt festlegen, wer Ressourcen:

• lesen
• erstellen
• bearbeiten
• löschen

darf.

So können beispielsweise eigene Rollen wie „Ressourcenverwalter“ definiert und mit den passenden Berechtigungen ausgestattet werden. Dadurch lassen sich Zuständigkeiten klar zuordnen und der Zugriff auf die Ressourcenverwaltung gezielt steuern.

Nutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Live Events können die vorhandenen Ressourcen unabhängig davon mit Programmpunkten verknüpfen.

Eigener SMTP-Absender für Systembenachrichtigungen

Administratoren können einen eigenen SMTP-Absender jetzt selbstständig über die Benutzeroberfläche einrichten und testen. Systembenachrichtigungen wie Kurs-Einladungen und -Erinnerungen können dadurch unter der eigenen Absenderadresse versendet werden.

Die SMTP-Konfiguration umfasst auch den Versand einer Testmail sowie ein Fehlerprotokoll zur gezielten Behebung von Konfigurationsproblemen. Die Einrichtung war bereits zuvor mit Unterstützung möglich und kann nun direkt durch Administratoren vorgenommen werden.

→ SMTP-Absender einrichten im Handbuch „How to Tutoolio“

Optimierte Benutzerfreundlichkeit

Der Filter zur Anzeige aktiver und deaktivierter Nutzer wurde verbessert. Der gewünschte Nutzerstatus lässt sich nun mit einem Klick auswählen. Zuvor war die Funktion in einem aufklappbaren Filter verborgen und erforderte drei Klicks.

Verfeinerte Berechtigungen im KAIA-Authoring-Studio

Die Berechtigungen für die Kurserstellung im KAIA-Authoring-Studio können jetzt differenzierter für die Ebenen einer Instanz bzw. eines Mandanten festgelegt werden. Dadurch lässt sich genau steuern:

• wie viele Kurse mithilfe von KI erstellt werden dürfen,
• wie viele Kurse ohne KI erstellt werden können,
• ob erstellte Kurse im LMS veröffentlicht werden dürfen und/oder
• ob Kurse als SCORM-Paket heruntergeladen werden können.

Erweiterte Phishing-Simulationen

Phishing-Kampagnen können nun um zusätzliche Angaben ergänzt werden:

• Schwierigkeitsgrad (Leicht, Mittel Schwer)
• Simulationstypen: Link, Anhang, gefälschte Login-Seite, QR-Code (Quishing)

Das ermöglicht gezieltere und aussagekräftigere Auswertungen.

Neue Berichte zu Phishing-Simulationen

Im Menüpunkt Berichte steht jetzt der neue Tab Phishing-Simulationen zur Verfügung. Dort können gezielte Berichte und Analysen zu Phishing-Simulationen erstellt und ausgewertet werden.

Autorentool „KAIA“ (mit KI-Unterstützung)

Das vollintegrierte Autorentool KAIA bietet drei Modi zur Erstellung von E-Learnings:

• Schnell: KI-gestützte Erstellung auf Basis von Rahmendaten und Eckpunkten
• Geführt: Schrittweise, vertiefende Erstellung mit KI-Unterstützung
• Manuell: Eigenständige Erstellung und Bearbeitung von Lerninhalten

KI-gestützte Kurserstellung und Aktualisierung

• KAIA unterstützt die Erstellung und Aktualisierung von Lerninhalten auf Basis von Dokumenten oder Themen. Die KI extrahiert zentrale Inhalte, strukturiert diese in eine didaktisch sinnvolle Lernarchitektur und generiert interaktive Elemente sowie transferorientierte Verständnisfragen.

Volle redaktionelle Kontrolle

• Alle KI-generierten Inhalte können jederzeit manuell bearbeitet, ergänzt oder neu strukturiert werden. Autorinnen und Autoren behalten damit die volle Kontrolle über Tonalität, fachliche Qualität und Freigabeprozesse.

Interaktive Elemente und Medienintegration

• Kurse können direkt mit Quizfragen, Hotspots, Flashcards und Szenarien angereichert werden. Zusätzlich stehen lizenzfreie Bilder und Videos zur Verfügung; eigene Medien können ebenfalls hochgeladen und eingebunden werden.

Kollaboration und Review-Workflow

• Teams können gemeinsam an Kursen arbeiten, Reviewer gezielt einbinden und Feedback transparent dokumentieren.

Nahtlose LMS-Integration

• Mit KAIA erstellte Kurse können direkt im LMS veröffentlicht und versioniert werden. Ein separater Export oder Import ist nicht erforderlich. Tracking, Zertifikate und Reporting werden automatisch unterstützt.

KI-Lernbegleiter „BUDDY“

BUDDY unterstützt bei der Erstellung didaktisch hochwertiger Lerninhalte auf Basis eigener bzw. selbst definierter Quellen. Die KI hilft bei Strukturierung, Lernzieldefinition und verständlicher Aufbereitung der Inhalte. Lernende können Inhalte im direkten Dialog mit der KI erarbeiten und vertiefen, bis das Lernziel messbar und dokumentiert erreicht ist.

Gezielte Wissensbasis für KI-Antworten

• Administratoren definieren die fachlichen Leitplanken für den KI-Lernbegleiter. BUDDY agiert ausschließlich auf Basis der bereitgestellten Dokumente und Quellen.

Dialogisches Lernen mit KI

• Lernende können Inhalte im direkten Dialog mit der KI vertiefen. Individuelle Fragen werden kontextbezogen beantwortet, wodurch passives Durchklicken durch aktives Lernen ergänzt wird.

Kontextsensitives Lernverhalten

• BUDDY passt Antworttiefe und Rückfragen dynamisch an Lernfortschritt und Vorwissen der Nutzenden an. Dadurch wird eine individuellere und motivierendere Lernerfahrung ermöglicht.

Skalierbare Lernbegleitung ohne zusätzlichen Traineraufwand

• BUDDY kann viele Lernende gleichzeitig und konsistent begleiten.

KI-gestützte Erstellung und Bearbeitung von Umfragen

• Umfragen können nun mithilfe von KI erstellt und bearbeitet werden. Dadurch lassen sich passende Fragen schneller generieren, bestehende Umfragen effizient optimieren und Feedbackformate einfacher an konkrete Lernziele oder Zielgruppen anpassen.

Eigene Phishing-Kampagnen erstellen

• Administratoren können eigene Phishing-Kampagnen erstellen.
• E-Mails, Login-Seiten und Landing Pages lassen sich entweder manuell oder mithilfe von KI generieren.

Kurskategorien werden als Ordner dargestellt

• Für eine bessere Übersicht werden Kurskategorien als Ordner angezeigt (alphabetisch sortiert). Die neue Darstellung steht sowohl im Admin-Bereich unter dem Menüpunkt „Kurse“ als auch im Lernenden-Bereich im Katalog zur Verfügung.

Platzlimits und Wartelisten für Live Events

• Für Live Events können Administratoren nun verfügbare Plätze begrenzen, um Überbuchungen zu vermeiden. Zusätzlich lassen sich Wartelisten aktivieren, über die Teilnehmende automatisch oder manuell nachrücken können.

EIV-Schnittstelle auf REST API umgestellt

• Die EIV-Schnittstelle zur automatischen Übermittlung von Fortbildungspunkten an die Bundesärztekammer wurde auf eine REST API umgestellt.
• Zusätzlich werden Teilnehmende nun per E-Mail sowie in der Dokumentation im LMS darüber informiert, ob die Übermittlung der Fortbildungspinkte an den EIV erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist.

Barrierefreiheitserklärung verfügbar und individualisierbar

• Die Barrierefreiheitserklärung für das Lernmanagementsystem ist nun für alle Nutzer verfügbar.
• Sie kann individuell angepasst werden, beispielsweise durch das Hinterlegen spezifischer Kontaktdaten für Barrierefreiheit.

Unterscheidung zwischen aktiven und inaktiven Einschreibungen

• In Berichten kann nun zwischen aktiven und inaktiven Einschreibungen unterschieden werden. Dies ermöglicht eine präzisere Auswertung und Analyse.

Filter für Veröffentlichung im internen Katalog

• Administratoren können Kurse jetzt danach filtern, ob sie im internen Katalog veröffentlicht sind. Dies erleichtert die Verwaltung und Überprüfung veröffentlichter Inhalte.

Lernpfade: Automatische Benachrichtigung bei nachträglich hinzugefügten Kursen

• Wenn einem bereits gestarteten Lernpfad nachträglich ein weiterer Kurs hinzugefügt wird, werden die eingeschriebenen Lernenden automatisch per E-Mail und Feed darüber informiert.

Bugfixes und Performance-Optimierungen

• Mit diesem Release wurden diverse Fehlerbehebungen und Performance-Optimierungen umgesetzt, um Stabilität, Geschwindigkeit und Nutzererlebnis weiter zu verbessern.

Neue Funktionen

Individuelle Zertifikats-Header auf Kursebene

• Die Zertifikatsgestaltung wurde erweitert. Bisher ließ sich das Kopfzeilenbild (z. B. Logo) nur zentral festlegen und wurde auf allen Zertifikaten in allen Kursen verwendet. Ein Kopfzeilenbild kann jetzt auch pro Kurs hochgeladen werden – für eigene und gebuchte/gekaufte Kurse.

Anpassbare Menübezeichnungen

• Die Bezeichnungen für die Menüpunkte „Bibliothek“ (externer Link) und „Katalog“ sind ab sofort frei konfigurierbar. Die Begriffe können durch passendere Bezeichnungen ersetzt werden, die besser zum jeweiligen Zweck oder zur gewohnten Sprache im Unternehmen passen (z. B. „Wissensdatenbank“ oder „Shop“ statt „Bibliothek“, „Lernwelt“ oder „Kursangebot“ statt „Katalog“).

UX- und Usability-Update

Diverse Optimierungen, um die Bedienung intuitiver und flüssiger zu gestalten.

• System-UI: Unter „Instanz bearbeiten“ kann man sich jetzt über einen Button direkt „Als Instanz einloggen“
• Instanzen-UI: Unter „Mandant bearbeiten“ kann man sich jetzt über einen Button direkt „Als Mandant einloggen“
• Instanzen-UI: Der Unique User Counter kann jetzt nach Mandanten gefiltert werden
• System-/Instanzen-/Mandanten-UI: Formulierungen in Kurs-Anhängen angepasst
• Mandanten-UI: In der Tabelle unter dem Menüpunkt steht bei einer Usern mit einer benutzerdefinierten Rollen nicht mehr „Benutzerdefiniert“, sondern direkt die benutzerdefinierte Rollenbezeichnung
• Lernenden-UI: „Meine Kurse“ -> Filter „Thema“ (=öffentliche Kurs-Kategorien) eingefügt
• Lernenden-UI: „Katalog“ -> Filter „Thema“ (=öffentliche Kurs-Kategorien) eingefügt
• Lernenden-UI: Menüreihenfolge geändert: „Katalog“ direkt unter „Meine Kurse“
• Lernenden-UI: Tooltip auf Ordnern, wenn öffentliche Kurs-Kategorien mit vielen Zeichen

Neue Funktionen

Feed

• Eingeloggte Benutzer werden über einen Feed direkt im Tutoolio LMS über alle für sie relevanten Neuigkeiten informiert.

Favoriten

• Kurse im internen Katalog können von Lernenden als Favoriten markiert werden.
• Die Kursliste im internen Katalog kann nach favorisierten Kursen gefiltert werden.

Umfragen

• Für jede Umfrage kann eingestellt werden, ob die Auswertung anonym oder personenbezogen erfolgen soll.
• Wenn die personenbezogene Auswertung für eine Umfrage aktiviert ist, können Admins die Ergebnisse und Antworten nach den Teilnehmern filtern.

Instanzen-Bericht

• Instanzen-Administratoren können die Unique User für ihre Instanz und für die Mandanten in ihrer Instanz ermitteln.
• Instanzen-Administratoren können gezielt danach suchen, in welchen Mandanten ein bestimmter Unique User angelegt ist.

Optimierungen & Bugfixes

Phishing-Simulationen

• Empfängerlisten laufender Phishing-Kampagnen können nun angepasst werden:
  • Es können zusätzliche Empfänger hinzugefügt werden, die bisher noch nicht in der Kampagne enthalten waren.
  • Es können Empfänger entfernt werden, sofern die Kampagnen-E-Mail an diese noch nicht versendet wurde.

• Für benutzerdefinierte Rollen mit Leserechten für Phishing-Kampagnen gilt:
  • Sind die Rechte nicht auf bestimmte Benutzerkategorien eingeschränkt, werden auch die Gesamtstatistiken der Kampagnen angezeigt.
  • Sind die Rechte auf bestimmte Benutzerkategorien eingeschränkt, werden nur Daten zum Verhalten der einzelnen Benutzer angezeigt, für die Leserechte existieren.

Passwortvergabe

• Fordert ein Benutzer, der sein initiales Passwort noch nicht vergeben hat, die E-Mail „Passwort vergeben“ an, wird diese E-Mail jetzt immer versendet – auch dann, wenn die allgemeine Aktivierungs-E-Mail in den Einstellungen deaktiviert ist.

• Bei der Passwort-Neuvergabe ist nur noch ein Klick auf den entsprechenden Button erforderlich.

Genehmigung von freiwilligen Selbsteinschreibungen

• Benutzer mit Genehmigungsrechten werden per E-Mail und über den Feed informiert, wenn ein Lernender seinen Teilnahmeantrag zur freiwilligen Selbsteinschreibung über den internen Katalog zurückzieht. Die Inhalte und Regeln dieser Benachrichtigungen können von Admins in den globalen Einstellungen angepasst werden.

• Im Admin-Bereich können Kurse auf der Kurs-Übersichtsseite nach Kursen mit ausstehenden Teilnahmeanträgen gefiltert werden.

SCIM

• Um Duplikate bei der Benutzer-Provisionierung via SCIM zu vermeiden, wurde eine zusätzliche Validierung eingeführt. Es wird nun auch anhand der User-ID geprüft, ob ein Benutzer, der über SCIM provisioniert wird, bereits im System existiert.