Neue Funktionen

Feed

• Eingeloggte Benutzer werden über einen Feed direkt im Tutoolio LMS über alle für sie relevanten Neuigkeiten informiert.

Favoriten

• Kurse im internen Katalog können von Lernenden als Favoriten markiert werden.
• Die Kursliste im internen Katalog kann nach favorisierten Kursen gefiltert werden.

Umfragen

• Für jede Umfrage kann eingestellt werden, ob die Auswertung anonym oder personenbezogen erfolgen soll.
• Wenn die personenbezogene Auswertung für eine Umfrage aktiviert ist, können Admins die Ergebnisse und Antworten nach den Teilnehmern filtern.

Optimierungen & Bugfixes

Phishing-Simulationen

• Empfängerlisten laufender Phishing-Kampagnen können nun angepasst werden:
  • Es können zusätzliche Empfänger hinzugefügt werden, die bisher noch nicht in der Kampagne enthalten waren.
  • Es können Empfänger entfernt werden, sofern die Kampagnen-E-Mail an diese noch nicht versendet wurde.

• Für benutzerdefinierte Rollen mit Leserechten für Phishing-Kampagnen gilt:
  • Sind die Rechte nicht auf bestimmte Benutzerkategorien eingeschränkt, werden auch die Gesamtstatistiken der Kampagnen angezeigt.
  • Sind die Rechte auf bestimmte Benutzerkategorien eingeschränkt, werden nur Daten zum Verhalten der einzelnen Benutzer angezeigt, für die Leserechte existieren.

Passwortvergabe

• Fordert ein Benutzer, der sein initiales Passwort noch nicht vergeben hat, die E-Mail „Passwort vergeben“ an, wird diese E-Mail jetzt immer versendet – auch dann, wenn die allgemeine Aktivierungs-E-Mail in den Einstellungen deaktiviert ist.

• Bei der Passwort-Neuvergabe ist nur noch ein Klick auf den entsprechenden Button erforderlich.

Genehmigung von freiwilligen Selbsteinschreibungen

• Benutzer mit Genehmigungsrechten werden per E-Mail und über den Feed informiert, wenn ein Lernender seinen Teilnahmeantrag zur freiwilligen Selbsteinschreibung über den internen Katalog zurückzieht. Die Inhalte und Regeln dieser Benachrichtigungen können von Admins in den globalen Einstellungen angepasst werden.

• Im Admin-Bereich können Kurse auf der Kurs-Übersichtsseite nach Kursen mit ausstehenden Teilnahmeanträgen gefiltert werden.

SCIM

• Um Duplikate bei der Benutzer-Provisionierung via SCIM zu vermeiden, wurde eine zusätzliche Validierung eingeführt. Es wird nun auch anhand der User-ID geprüft, ob ein Benutzer, der über SCIM provisioniert wird, bereits im System existiert.

Neue Funktionen

Kurse nur für bestimme Benutzerkategorien im internen Katalog veröffentlichen

• Wird ein Kurs im internen Katalog veröffentlicht, kann die Sichtbarkeit des Kurses im internen Katalog auf bestimmte Benutzerkategorien eingeschränkt werden.
• Nur Benutzer mit den zutreffenden Benutzerkategorien können den Kurs dann im internen Katalog sehen und sich freiwillig in diesen Kurs einschreiben.

Berichte nach Fristen filtern

• In den Berichten stehen zusätzliche Schnellfilter für Fristen zur Verfügung:
  • Heute fällig
  • Überfällig
  • Fristzeitraum (frei wählbar)

Neues Top-Feature: Umfragen (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Mit dem neuen Umfrage-Tool erstellen Admins und berechtigte Rollen in wenigen Minuten professionelle Online-Umfragen – direkt im LMS.

• Fragebögen per Drag & Drop gestalten
• über 20 Frage- und Interaktionstypen
• flexible Logiken und Regeln (z. B. Verzweigungen, Pfade, Pflichtfelder)
• Echtzeit-Auswertung in übersichtlichen Grafiken
• Zielgruppen-genaues Ausspielen
• Umfragen können kursgebunden oder unabhängig erstellt werden

Anwendungsbeispiele:

• Kursvorbereitungen
• Bedarfsanalysen
• Evaluation von Kursen, Lernmaterialen, Trainer, Dozenten
• Engagement-/Zufriedenheitsumfragen
• Pulse Surveys (kurze Stimmungsbarometer)
• 360°-/180°-Feedback

Vorteile:

• vollintegrierte Erstellung, Ausspielung und Auswertung von Umfragen, ohne externe Tools
• fundierte Entscheidungen und Verbesserungen durch datenbasierte Erkenntnisse

Weitere Funktionen:

Genehmigungsvorbehalt für freiwillige Selbsteinschreibungen

• Admins können einstellen, dass die Buchung von Kursen, die im internen Katalog veröffentlicht werden, unter Genehmigungsvorbehalt stehen
• die freiwillige Selbsteinschreibung in einen Kurs im internen Katalog erfolgt nicht sofort, sondern muss zuerst durch eine verantwortliche Person genehmigt werden (z. B. Vorgesetzter)
• ob eine Genehmigung erforderlich ist und welche benutzerdefinierte Rolle die Genehmigung erteilten darf, kann je Kurs bestimmt werden

Vorteile:

• mehr Kontrolle über freiwillige Selbsteinschreibungen
• bessere Ressourcensteuerung, insbesondere bei begrenzten Angeboten im internen Katalog

Live-Events als Kalendereintrag

• automatischer iCal-Anhang in Einladungen zu Live Events
• Lernende fügen den Termin per Klick ihrem Kalender hinzu
• erstellt einen Termin über die komplette Dauer des Live Events am (Start- bis Enddatum)
• kompatibel mit gängigen Kalender-Clients (z. B. Outlook)

Vorteile:

• Terminblocker im Kalender für gesamte Dauer des Live Events
• automatische Erinnerung an Beginn des Live Events
• spart Zeit, da kein manuelles Erstellen von Kalendereinträgen notwendig

Sortierung der Kurs-Übersicht nach Frist

• Die Kurs-Übersicht im Lernenden-Bereich kann nach Fristen sortiert werden.

Neues Top-Feature: Interner Katalog für freiwillige Selbsteinschreibungen (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Kurse lassen sich nun in einem internen Katalog veröffentlichen. Lernende können sich bei Interesse selbst einschreiben – zusätzlich zu bisherigen, zentral gesteuerten Einschreibungen.

• Sichtbarer Kurskatalog für Lernende
• Selbstständige Einschreibung (freiwillige Selbsteinschreibung) durch Lernende
• Admins sehen jederzeit, wer sich wo eingeschrieben hat

Vorteile:

• fördert selbstgesteuertes Lernen und Mitarbeiterinitiative
• ideal für freiwillige, nicht verpflichtende Lernangebote
• entlastet Admins durch weniger manuelle Einschreibeprozesse
• erhöht die Reichweite und Nutzung interner Lerninhalte

Weitere Funktionen

Fristen für Kursabschlüsse als Kalendereintrag

• iCal-Anhang bei Einladungsmails
• kompatibel mit allen gängigen Kalendern (z. B. Outlook)
• automatische Termin-Erinnerung durch den Kalender am Tag des Fristablauf (um 9:00 Uhr)

Vorteile:

• bessere Termintreue
• höhere Abschlussquoten

Neues Top-Feature: Benutzerdefinierte Rollen mit individuellen Rechten (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Mit dem Update können Administratoren benutzerdefinierte Rollen erstellen und detailliert steuern, welche Funktionen und Daten für bestimmte Benutzer nutzbar und/oder sichtbar sind. Die bisherigen Standard-Rollen (Administrator, Auswerter, Lernender) decken typische Anwendungsfälle und Szenarien ab, lassen aber weniger Spielraum für differenzierte Aufgabenverteilungen und individuelle Aufgabenprofile. Mit der neuen Funktion können Administratoren:

• Rollen frei benennen (z. B. Tutor, Kursleiter, Autor)
• Funktionen und Datenansichten flexibel freigeben und präzise steuern

Vorteile:

• Passgenaue Aufgaben- und Verantwortungsverteilung
• Höhere Sicherheit und Compliance durch reduzierte Rechte
• Stärkung des Datenschutzes durch Prinzip „minimal notwendige Rechte“
• Skalierbar für komplexe Organisationsstrukturen

Weitere Funktionen

Fristen für Kursabschlüsse festlegen

• klar kommunizierte Deadlines (als Platzhalter in E-Mails)
• pro Kurs definierbar
• das Frist-Datum wird automatisch ab dem Datum der Einschreibung berechnet

Vorteile:

• Förderung termingerechter Kursabschlüsse
• höhere Verbindlichkeit bei Pflichtschulungen (z. B. Arbeitsschutz, Datenschutz)

SCIM-Endpunkte für Benutzerprovisionierung

• Standardisierte Anbindung an Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta, Keycloak u. a.
• Vollautomatisierte Erstellung, Aktualisierung, Deaktivierung und Löschung von Benutzern
• Provisionierung von Stammdaten und Gruppen/Kategorien

Vorteile:

• schnelle und einfache Einrichtung
• konsistente, aktuelle Benutzerdaten

Autorentool-Kurse kopieren

• Inhalte intern erstellter Kurse duplizieren

Vorteile:

• spart Zeit bei der Erstellung ähnlicher Kurse
• konsistentes Design über verschiedene Kurse hinweg

Neuer Tab „Buchungen“ auf Kurs-Detailseite (für Instanzen-Admins)

• zentrale Übersicht, für welche Mandanten bereits Kursbuchungen für den jeweiligen Kurs vorliegen
• Anlage, Aktualisierung und Nachverfolgung von Buchungen für Mandanten im jeweiligen Kurs
• Anlage von Buchungen für einzelne Mandanten oder als Bulk-Aktion für mehrere Mandanten

Vorteile:

• weniger Klicks
• mehr Überblick

Neues Top-Feature: Phishing-Simulationen (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Mit dem vollständig integrierten Phishing-Simulations-Tool lassen sich Phishing-Kampagnen mühelos starten und verwalten, um Mitarbeitende gezielt im Erkennen von Phishing-Mails zu schulen.

• Vorgefertigte Kampagnen:
  • Realistische Szenarien, z. B. basierend auf aktuellen Warnmeldungen des BSI
  • Von unterschiedlichen Absenderprofilen (z. B. Softwareanbieter wie Microsoft und Google, Finanzdienstleister wie Mastercard und PayPal, Versanddienstleister wie DHL, interne Abteilungen)
  • Zu typischen Phishing-Themen wie Rechnungen, Kontosperrungen, Passwort-Updates, Sendungsverfolgungen, Finanztransaktionen, Social-Media-Aktivitäten, Gewinnspiele, Rabattaktionen oder Jobangebote
  • Unterschiedliche Schwierigkeitsstufen – von leicht erkennbaren Standardmails bis hin zu professionell gestalteten, personalisierten Spear-Phishing-Angriffen
• Kampagnenbestandteile:
  • Senderprofile mit dedizierter IP zwecks Whitelisting
  • E-Mails mit Phishing-Links
  • Nachgebildete Anmelde-/Loginseiten
  • Aufklärungsseiten für Nutzende mit kritischer Interaktion
• Teilnehmerverwaltung:
  • Auswahl von Empfängern aus bestehenden Benutzern im Tutoolio LMS
• Tracking & Datenschutz:
  • Wahlweise personenbezogenes oder anonymisiertes Tracking
• Individuelle Zeitplanung:
  • Frei definierbare Kampagnenzeiträume
  • Automatisierter, randomisierter Mail-Versand
• Meldebutton (optional):
  • Meldebutton zur Integration in verschiedene Mail-Clients zwecks Meldung von Verdachtsfällen
• Auswertung:
  • Übersichtliche Darstellung in Tabellen, Liniendiagrammen und Kennzahlen
    • Versendete E-Mails
    • Klickverhalten
    • Eingabe von Daten
    • Gemeldete Phishing-Versuche

Weitere Features

• Auf der Benutzer-Detailseite wird das Datum und die Uhrzeit des letzten Logins im Tutoolio LMS angezeigt, das erleichtert die Analyse zu Supportzwecken und sorgt für mehr Transparenz im System

Optimierungen

• Caching:
  • Änderungen (z. B. Löschen eines Kurses) sind in der Kursübersichtsseite ohne manuelles Neuladen direkt sichtbar.
• Systemsicherheit:
  • Update auf die neueste Version von Spring Security

Bugfixes

• Fehler behoben, bei dem Automatisierungsregeln nicht ausgeführt wurden, wenn Benutzerkategorien über externe Systeme gepflegt wurden
• Problem gelöst, welches das Löschen von Kursen mit Anhängen verhinderte
• Fehler korrigiert, bei dem Live Events nicht aktualisiert werden konnten, wenn sie Teil eines Lernpfads waren

Neues Top-Feature: Autorentool (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Das voll-integrierte Autorentool ermöglicht die Erstellung und Veröffentlichung eigener E-Learning-Inhalte.

• Interaktive E-Learnings mit Texten, Bildern, Videos, Quizzes und Wissenstests im Tutoolio LMS gestalten.
• Kurse direkt im Tutoolio LMS veröffentlichen und mit Lernenden teilen.

Erweiterung des CSV-Imports

Der CSV-Import wurde um folgende Funktionen erweitert:

• Bislang konnten neue Benutzer per CSV-Datei in das Tutoolio LMS importiert werden.
• Über den CSV-Import können nun auch bestehende Benutzer aktualisiert werden.

Neue Datenfelder:

• Benutzer können über den CSV-Import deaktiviert, reaktiviert oder gelöscht werden.
• Passwörter können über den CSV-Import vergeben oder geändert werden.

Fehlerprüfung:

• Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Klare Rückmeldungen und optimierte Navigation erleichtern den Importprozess.
• Datensätze in der CSV-Datei werden vor dem Import automatisch validiert.
• Fehlerhafte Datensätze werden spezifisch angezeigt, mit direkter Navigationsmöglichkeit zur Bearbeitung fehlerhafter Datensätze.

Optimierung der Lernpfad-Kacheln

Um die Übersichtlichkeit für Lernende und Administratoren zu verbessern, werden auf den Kacheln von Lernpfaden die Anzahl der enthaltenen Kurse angezeigt.

Ergänzende Hinweise für Lernende

Aus Gründen der Integrität ist es notwendig, dass die Kurs-Beschreibung eines gebuchten Kurses (Inhalte, Lernziele usw.) nicht veränderbar ist. Insbesondere, da die Kurs-Beschreibung rechtlich relevante Informationen enthalten kann.

Es wurde jedoch der Wunsch geäußert, dass Mandanten-Administratoren die Beschreibung auch bei gebuchten Kursen um zusätzliche, eigene Informationen für deren Lernende erweitern können.

Deshalb wurde in den Kurs-Einstellungen für Mandanten-Administratoren das Feld „Ergänzende Hinweise für Lernende“ hinzugefügt.

In den haben Mandanten-Admins nun auch in gebuchten Kursen die Möglichkeit, die Beschreibung um spezifische Informationen für deren Lernende zu erweitern.

Den Lernenden werden die Kurs-Beschreibung und zusätzlich die ergänzenden Hinweise angezeigt.

Formatierung der Kurs-Beschreibungen und ergänzenden Hinweise

Sowohl die Kurs-Beschreibungen als auch die ergänzenden Hinweise können mit einem Editor formatiert werden.

Das ermöglicht eine ansprechende und gut strukturierte Darstellung der Kurs-Beschreibung und der ergänzenden Hinweise.

Erweiterung der Berichte: Benutzerhistorie

Der Menüpunkt „Berichte“ wurde um den Reiter „Benutzer“ erweitert.

Die neue Funktion bietet einen detaillierten Überblick über alle Änderungen an Benutzerkonten. Der Bericht zeigt an, von wem, wann und welche Änderungen in Benutzerdaten und -konten vorgenommen wurden, einschließlich:

• Erstellung von Konten
• Bearbeitung von Kontodaten
• Deaktivierung von Konten
• Löschung von Konten

Das erhöht die Nachvollziehbarkeit für Mandanten-Administratoren und ermöglicht eine effektive Kontrolle der Benutzerkonten und -daten.

Paginierung

Auf der Kursübersicht-Seite dauerte es bei einer großen Anzahl an Kursen teilweise recht lange, bis die Seite mit allen Kurs-Kacheln vollständig geladen war.

Die Paginierung ermöglicht nun schnellere Ladezeiten und damit ein reibungsloseres und effizienteres Nutzungserlebnis.

Durch die Paginierung der Kursübersichts-Seite werden nicht mehr alle Kurse geladen, wenn der Menüpunkt „Kurse“ aufgerufen wird.

Standardmäßig werden nur noch 24 Kurse geladen. Die weiteren Kurse werden auf weitere Seiten verteilt.

Der Nutzer kann dann entweder auf die nächste Seite wechseln. Und/oder sich auf einer Seite 24, 48, 72 oder 96 Kurse anzeigen lassen.

Sortierung der Anhänge

Administratoren können ab jetzt die Reihenfolge der Anhänge in Kursen anpassen.

Die ergänzenden Kursmaterialen können damit beispielsweise nach Priorität geordnet werden