Changelog

Neues Top-Feature: Phishing-Simulationen (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Mit dem vollständig integrierten Phishing-Simulations-Tool lassen sich Phishing-Kampagnen mühelos starten und verwalten, um Mitarbeitende gezielt im Erkennen von Phishing-Mails zu schulen.

• Vorgefertigte Kampagnen:
  • Realistische Szenarien, z. B. basierend auf aktuellen Warnmeldungen des BSI
  • Von unterschiedlichen Absenderprofilen (z. B. Softwareanbieter wie Microsoft und Google, Finanzdienstleister wie Mastercard und PayPal, Versanddienstleister wie DHL, interne Abteilungen)
  • Zu typischen Phishing-Themen wie Rechnungen, Kontosperrungen, Passwort-Updates, Sendungsverfolgungen, Finanztransaktionen, Social-Media-Aktivitäten, Gewinnspiele, Rabattaktionen oder Jobangebote
  • Unterschiedliche Schwierigkeitsstufen – von leicht erkennbaren Standardmails bis hin zu professionell gestalteten, personalisierten Spear-Phishing-Angriffen
• Kampagnenbestandteile:
  • Senderprofile mit dedizierter IP zwecks Whitelisting
  • E-Mails mit Phishing-Links
  • Nachgebildete Anmelde-/Loginseiten
  • Aufklärungsseiten für Nutzende mit kritischer Interaktion
• Teilnehmerverwaltung:
  • Auswahl von Empfängern aus bestehenden Benutzern im Tutoolio LMS
• Tracking & Datenschutz:
  • Wahlweise personenbezogenes oder anonymisiertes Tracking
• Individuelle Zeitplanung:
  • Frei definierbare Kampagnenzeiträume
  • Automatisierter, randomisierter Mail-Versand
• Meldebutton (optional):
  • Meldebutton zur Integration in verschiedene Mail-Clients zwecks Meldung von Verdachtsfällen
• Auswertung:
  • Übersichtliche Darstellung in Tabellen, Liniendiagrammen und Kennzahlen
    • Versendete E-Mails
    • Klickverhalten
    • Eingabe von Daten
    • Gemeldete Phishing-Versuche

Weitere Features

• Auf der Benutzer-Detailseite wird das Datum und die Uhrzeit des letzten Logins im Tutoolio LMS angezeigt, das erleichtert die Analyse zu Supportzwecken und sorgt für mehr Transparenz im System

Optimierungen

• Caching:
  • Änderungen (z. B. Löschen eines Kurses) sind in der Kursübersichtsseite ohne manuelles Neuladen direkt sichtbar.
• Systemsicherheit:
  • Update auf die neueste Version von Spring Security

Bugfixes

• Fehler behoben, bei dem Automatisierungsregeln nicht ausgeführt wurden, wenn Benutzerkategorien über externe Systeme gepflegt wurden
• Problem gelöst, welches das Löschen von Kursen mit Anhängen verhinderte
• Fehler korrigiert, bei dem Live Events nicht aktualisiert werden konnten, wenn sie Teil eines Lernpfads waren

Neues Top-Feature: Autorentool (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Das voll-integrierte Autorentool ermöglicht die Erstellung und Veröffentlichung eigener E-Learning-Inhalte.

• Interaktive E-Learnings mit Texten, Bildern, Videos, Quizzes und Wissenstests im Tutoolio LMS gestalten.
• Kurse direkt im Tutoolio LMS veröffentlichen und mit Lernenden teilen.

Erweiterung des CSV-Imports

Der CSV-Import wurde um folgende Funktionen erweitert:

• Bislang konnten neue Benutzer per CSV-Datei in das Tutoolio LMS importiert werden.
• Über den CSV-Import können nun auch bestehende Benutzer aktualisiert werden.

Neue Datenfelder:

• Benutzer können über den CSV-Import deaktiviert, reaktiviert oder gelöscht werden.
• Passwörter können über den CSV-Import vergeben oder geändert werden.

Fehlerprüfung:

• Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Klare Rückmeldungen und optimierte Navigation erleichtern den Importprozess.
• Datensätze in der CSV-Datei werden vor dem Import automatisch validiert.
• Fehlerhafte Datensätze werden spezifisch angezeigt, mit direkter Navigationsmöglichkeit zur Bearbeitung fehlerhafter Datensätze.

Optimierung der Lernpfad-Kacheln

Um die Übersichtlichkeit für Lernende und Administratoren zu verbessern, werden auf den Kacheln von Lernpfaden die Anzahl der enthaltenen Kurse angezeigt.

Ergänzende Hinweise für Lernende

Aus Gründen der Integrität ist es notwendig, dass die Kurs-Beschreibung eines gebuchten Kurses (Inhalte, Lernziele usw.) nicht veränderbar ist. Insbesondere, da die Kurs-Beschreibung rechtlich relevante Informationen enthalten kann.

Es wurde jedoch der Wunsch geäußert, dass Mandanten-Administratoren die Beschreibung auch bei gebuchten Kursen um zusätzliche, eigene Informationen für deren Lernende erweitern können.

Deshalb wurde in den Kurs-Einstellungen für Mandanten-Administratoren das Feld „Ergänzende Hinweise für Lernende“ hinzugefügt.

In den haben Mandanten-Admins nun auch in gebuchten Kursen die Möglichkeit, die Beschreibung um spezifische Informationen für deren Lernende zu erweitern.

Den Lernenden werden die Kurs-Beschreibung und zusätzlich die ergänzenden Hinweise angezeigt.

Formatierung der Kurs-Beschreibungen und ergänzenden Hinweise

Sowohl die Kurs-Beschreibungen als auch die ergänzenden Hinweise können mit einem Editor formatiert werden.

Das ermöglicht eine ansprechende und gut strukturierte Darstellung der Kurs-Beschreibung und der ergänzenden Hinweise.

Erweiterung der Berichte: Benutzerhistorie

Der Menüpunkt „Berichte“ wurde um den Reiter „Benutzer“ erweitert.

Die neue Funktion bietet einen detaillierten Überblick über alle Änderungen an Benutzerkonten. Der Bericht zeigt an, von wem, wann und welche Änderungen in Benutzerdaten und -konten vorgenommen wurden, einschließlich:

• Erstellung von Konten
• Bearbeitung von Kontodaten
• Deaktivierung von Konten
• Löschung von Konten

Das erhöht die Nachvollziehbarkeit für Mandanten-Administratoren und ermöglicht eine effektive Kontrolle der Benutzerkonten und -daten.

Paginierung

Auf der Kursübersicht-Seite dauerte es bei einer großen Anzahl an Kursen teilweise recht lange, bis die Seite mit allen Kurs-Kacheln vollständig geladen war.

Die Paginierung ermöglicht nun schnellere Ladezeiten und damit ein reibungsloseres und effizienteres Nutzungserlebnis.

Durch die Paginierung der Kursübersichts-Seite werden nicht mehr alle Kurse geladen, wenn der Menüpunkt „Kurse“ aufgerufen wird.

Standardmäßig werden nur noch 24 Kurse geladen. Die weiteren Kurse werden auf weitere Seiten verteilt.

Der Nutzer kann dann entweder auf die nächste Seite wechseln. Und/oder sich auf einer Seite 24, 48, 72 oder 96 Kurse anzeigen lassen.

Sortierung der Anhänge

Administratoren können ab jetzt die Reihenfolge der Anhänge in Kursen anpassen.

Die ergänzenden Kursmaterialen können damit beispielsweise nach Priorität geordnet werden

Erweiterte Möglichkeiten in der Zertifikate-Konfiguration

• Alle Text-Bausteine im Zertifikat können angepasst werden.
• Die voreingestellten Formulierungen können durch beliebige eigene Formulierungen ersetzt werden.
• Damit ist nun auch möglich, Zertifikate in beliebigen Sprachen zu erstellen (z. B. analog zur Sprache des Kurses).

Konfiguration von Mails auf Kurs-Ebene

• Mails (Einladung, Erinnerung, Löschung) können nun auch Kurs-spezifisch aktiviert/deaktiviert werden.
• Mailtexte (Einladung, Erinnerung, Löschung) können nun auch Kurs-spezifisch angepasst werden.

Weitere Anpassungen und Optimierungen:

• Die Benutzerfreundlichkeit für die Sprache der Benutzeroberfläche wurde verbessert. Die Sprache wird nun in der oberen Navigationsleiste umgestellt.
• Automatische Erinnerungen können nun auch für Kurse mit beschränkten Lizenzen erstellt werden.

Lernpfade

Mit der Lernpfad-Funktion können im Tutoolio LMS beliebig viele Kurse miteinander verknüpft und dabei alle Kurstypen kombiniert werden.

Zu den kombinierbaren Kurstypen zählen:

• eigene und gebuchte E-Learnings,
• Live Events (z. B. Webinare, Seminare) und
• externe LTI-Ressourcen.

Administratoren entscheiden, ob die Lernenden den Lernpfad in sequentieller, das heißt in vorgegebener Reihenfolge, oder in flexibler, das heißt in beliebiger Reihenfolge, absolvieren sollen.

Mit sequentiellen Lernpfaden lassen sich alle Anwendungsfälle und Lernszenarien umsetzen, bei denen die Lernenden schrittweise durch eine Reihe von Kursen oder Modulen geführt werden, um ein bestimmtes Lernziel zu erreichen. Dazu zählen beispielsweise

• Blended Learnings,
• Curricular oder
• andere strukturierte Lehr- und Lernpläne.

Wenn die Reihenfolge keine Rolle spielt, ermöglichen flexible Lernpfade beispielsweise die thematische Bündelung von Kursen oder Modulen.

Flexible Lernpfade können sukzessive erweitert und aktualisiert werden, auch wenn Lernende den Lernpfad bereits gestartet haben. So können Administratoren das Lernen im Lernpfad über einen beliebigen Zeitraum hinweg gezielt steuern.

Weitere Funktionen

• Administratoren können für Benutzer Links zum Zurücksetzen von Passwörtern generieren.
• Administratoren werden über den Status informiert, ab wann ein E-Learning vollständig hochgeladen und verfügbar ist.

Erweiterung des Tutoolio-Lernökosystems durch Learning Tools Interoperability (LTI):

Tutoolio LMS als LTI-Platform/Tool-Consumer

Die neue Funktion ermöglicht eine unkomplizierte und sichere Plug-and-Play-Integration externer Lerntools und Lerninhalte in das Tutoolio LMS. Das Kurs-Portfolio im Tutoolio LMS lässt sich um beliebige Lernressourcen erweitern, die von Anbietern außerhalb des Tutoolio-Ökosystems gehostet werden.

Die neueste Version 1.3 des LTI-Standards gewährleistet dabei einen sicheren Informationsaustausch zwischen dem Tutoolio LMS und externen Systemen:

• Externe Lerntools und -inhalte können als Kurse im Tutoolio LMS integriert werden.
• Lernende können nahtlos zwischen dem Tutoolio LMS und externen Tools navigieren, ohne zusätzliche Anmeldung oder Passwörter.
• Externe Tools können Aktivitäten und Ergebnisse der Lernenden sicher an das Tutoolio LMS zurücksenden.

Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit:

• Statistiken auf dem Administratoren-Dashboard werden nicht mehr nur in absoluten Zahlen, sondern zusätzlich auch in Prozentzahlen angegeben.
• Statistiken auf dem Administratoren-Dashboard können wahlweise als Kreisdiagramm oder als Tabelle angezeigt werden.
• Benutzerkategorien werden in Tabellen alphabetisch sortiert (Aa-Zz, 0 – 9) angezeigt.
• Die Daten von Benutzern, die sich über einen externen Identitätsdienst im LMS anmelden (SSO), werden bei jeder Anmeldung entsprechend den Informationen im Token aktualisiert. Der Token ist ‚Single Source of Truth‘.

Bugfixes:

• Es wurde ein Fehler behoben, bei dem Administratoren Änderungen in E-Mail-Benachrichtigungen nicht speichern konnten.
• Es wurde ein Fehler behoben, bei dem sich Nutzer nicht mehr im LMS anmelden konnten, nachdem ihre E-Mail-Adresse durch einen Administrator geändert wurde.
• Es wurde ein Fehler behoben, bei dem Administratoren die E-Mail-Adressen von Nutzern nicht speichern konnten, wenn Großbuchstaben in der E-Mail-Adresse vorhanden waren.

Deaktivierung von Benutzern

Bislang war es möglich, Benutzer im Tutoolio LMS DSGVO-konform – und damit unwiderruflich – zu löschen.

• Zukünftig werden Benutzer im Tutoolio LMS zunächst deaktiviert.
• Nur deaktivierte Benutzer können endgültig (DSGVO-konform) gelöscht werden.
• Oder wieder reaktiviert werden.

Die neue Funktion bietet folgende Vorteile:

Schutz vor unbeabsichtigtem Datenverlust

Wenn ein Benutzer zuerst deaktiviert wird und erst dann gelöscht werden kann, bietet dies zusätzliche Sicherheit und verhindert, dass Benutzer durch Administratoren versehentlich gelöscht werden. Auf diese Weise wird das Risiko von unbeabsichtigtem Datenverlust minimiert.

Archivierung von Daten, Einstellungen, Zertifikaten, Dokumentationen

Ein deaktivierter Nutzer hat keinen Zugang mehr zum LMS, aber sein Account mit allen Daten und Einstellungen (z. B. Rollen) sowie seine Dokumentationen und Zertifikate bleiben erhalten. Dies kann insbesondere dann von Vorteil sein, wenn ein Benutzer die Organisation verlässt, aber seine Daten aufbewahrt werden müssen, um beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, die über ein Beschäftigungsverhältnis hinaus bestehen können. Der Benutzer kann auch jederzeit wieder reaktiviert werden, wenn er nach längerer Abwesenheit zurückkehrt (z. B. aufgrund von Elternzeit).

Statistiken und Berichte

Die Aussagekraft von Statistiken und Berichten über Lernaktivitäten und -fortschritte wird verbessert, da Daten von deaktivierten Benutzern nicht einberechnet werden.

Feature-FAQ

Was passiert mit den Benutzer-Lizenzen bei der De- und Reaktivierung von Benutzern?

Ein Benutzer, der innerhalb eines Vertragsjahres aktiver Benutzer war, wird berechnet. Eine Benutzer-Lizenz gilt für das gesamte Vertragsjahr. Ein Benutzer, der innerhalb eines Vertragsjahres nur deaktivierter Benutzer war – also vor einem Vertragsjahr deaktiviert und während des Vertragsjahrs nicht reaktiviert wurde – wird für das Vertragsjahr nicht berechnet.

Was passiert mit dem Kurs-Lizenzen bei der De- und Reaktivierung von Benutzern?

Alle Einschreibungen inklusive Satus bleiben bei der Deaktivierung eines Benutzers erhalten. Die Deaktivierung eines Benutzers hat somit keine Auswirkungen auf die Anzahl der Kurs-Lizenzen.

Wo finde ich deaktivierte Benutzer?

Im Menüpunkt „Benutzer“ und in den Kursen in der Registerkarte „Lernende“ werden in den Tabellen standardmäßig nur die aktiven Benutzer angezeigt (Voreinstellung). Wählen Sie im Filter „Status“ die Option „Deaktiviert“ aus, um sich alle deaktivierten Benutzer in der Tabelle anzeigen zu lassen. Eine gleichzeitige Ansicht von aktiven und deaktivierten Benutzern in einer Tabelle ist aus Gründen der Prozess-Integrität nicht möglich.

Kann ich die Daten von deaktivierten Benutzern aktualisieren?

Die Deaktivierung eines Benutzers kommt einer Archivierung gleich. Dementsprechend können Daten von deaktivierten Benutzern nicht verändert werden.

Wie verhalten sich die Automatisierungen in Bezug auf deaktivierte Benutzer?

Deaktivierte Benutzer sind von Automatisierungsregeln ausgeschlossen.

Weitere Funktionen:

Gestartete Einschreibungen löschen

Bislang war es möglich, Einschreibungen zu löschen, wenn der Kurs durch den Lernenden noch nicht gestartet wurde. Ab jetzt ist es zusätzlich möglich, Einschreibungen zu löschen, auch wenn der Kurs durch den Lernenden bereits gestartet wurde.

Anwendungsbeispiel:

Es liegt eine neue Kurs-Version mit aktualisierten Inhalten vor. Lernende, die vor der Aktualisierung in den Kurs eingeschrieben wurden, sollen die „alte“ Version nicht mehr starten bzw. nicht mehr zu Ende absolvieren. Durch Löschung der laufenden Einschreibungen und durch erneute Einschreibungen erhalten alle Lernende die neue Version des Kurses. Lernende, die die „alte“ Version bereits abgeschlossen hatten, können ebenfalls erneut eingeschrieben werden.

Neue Wiederholungsintervalle

Bislang war es möglich, automatisierte Intervalle für Kurs-Wiederholungen ab dem letzten Abschlussdatum einzustellen. Ab jetzt ist es auch möglich, die Intervalle für Kurs-Wiederholungen

• ab dem letzten Einschreibungsdatum oder
• zu einem bestimmten Datum

zu automatisieren.

Anwendungsbeispiel:

Alle Lernenden sollen jährlich am 1. Januar zur Wiederholung des Kurses „Arbeitsschutz“ eingeladen werden – unabhängig davon, ob die Lernenden den Kurs im Vorjahr abgeschlossen haben.

Nutzer ohne eigene E-Mail-Adresse anlegen

Um einen Benutzer im LMS anzulegen, wird eine eindeutige E-Mail-Adresse für den Benutzer benötigt. Jedoch verfügen Benutzer nicht immer über eigene E-Mail-Adressen. Es besteht deshalb ab jetzt die Möglichkeit, Benutzer im LMS mit fiktiven E-Mail-Adressen anzulegen – inklusive einem smarten Prozess, damit auch Benutzer mit einer fiktiven E-Mail-Adresse einen Link erhalten, um ihr LMS-Passwort setzen und ändern können.

Dazu wird eine E-Mail-Adresse angelegt, in der E-Mails für Benutzer ohne eigene E-Mail-Adresse eingehen können, z. B.:

• lms@muster.de

Im LMS kann diese E-Mail-Adresse für Benutzer ohne eigene E-Mail-Adresse um ein Plus („+“) und zusätzliche Zeichen (z. B. Benutzernamen) erweitert werden

• lms+gabi.mustermann@muster.de
• lms+gabi.mustermann@muster.de

Alle E-Mails an diese Adressen werden an die Ausgangsadresse lms@muster.de gesendet.

Bugfixes:

Wenn die Leserechte für einen Auswerter auf bestimmte Benutzerkategorien eingeschränkt sind, werden die Statistiken im Dashboard nun entsprechend diesen Einschränkungen korrekt gefiltert und angezeigt.