Autorentool „KAIA“ (mit KI-Unterstützung)

Das vollintegrierte Autorentool KAIA bietet drei Modi zur Erstellung von E-Learnings:

• Schnell: KI-gestützte Erstellung auf Basis von Rahmendaten und Eckpunkten
• Geführt: Schrittweise, vertiefende Erstellung mit KI-Unterstützung
• Manuell: Eigenständige Erstellung und Bearbeitung von Lerninhalten

KI-gestützte Kurserstellung und Aktualisierung

• KAIA unterstützt die Erstellung und Aktualisierung von Lerninhalten auf Basis von Dokumenten oder Themen. Die KI extrahiert zentrale Inhalte, strukturiert diese in eine didaktisch sinnvolle Lernarchitektur und generiert interaktive Elemente sowie transferorientierte Verständnisfragen.

Volle redaktionelle Kontrolle

• Alle KI-generierten Inhalte können jederzeit manuell bearbeitet, ergänzt oder neu strukturiert werden. Autorinnen und Autoren behalten damit die volle Kontrolle über Tonalität, fachliche Qualität und Freigabeprozesse.

Interaktive Elemente und Medienintegration

• Kurse können direkt mit Quizfragen, Hotspots, Flashcards und Szenarien angereichert werden. Zusätzlich stehen lizenzfreie Bilder und Videos zur Verfügung; eigene Medien können ebenfalls hochgeladen und eingebunden werden.

Kollaboration und Review-Workflow

• Teams können gemeinsam an Kursen arbeiten, Reviewer gezielt einbinden und Feedback transparent dokumentieren.

Nahtlose LMS-Integration

• Mit KAIA erstellte Kurse können direkt im LMS veröffentlicht und versioniert werden. Ein separater Export oder Import ist nicht erforderlich. Tracking, Zertifikate und Reporting werden automatisch unterstützt.

KI-Lernbegleiter „BUDDY“

BUDDY unterstützt bei der Erstellung didaktisch hochwertiger Lerninhalte auf Basis eigener bzw. selbst definierter Quellen. Die KI hilft bei Strukturierung, Lernzieldefinition und verständlicher Aufbereitung der Inhalte. Lernende können Inhalte im direkten Dialog mit der KI erarbeiten und vertiefen, bis das Lernziel messbar und dokumentiert erreicht ist.

Gezielte Wissensbasis für KI-Antworten

• Administratoren definieren die fachlichen Leitplanken für den KI-Lernbegleiter. BUDDY agiert ausschließlich auf Basis der bereitgestellten Dokumente und Quellen.

Dialogisches Lernen mit KI

• Lernende können Inhalte im direkten Dialog mit der KI vertiefen. Individuelle Fragen werden kontextbezogen beantwortet, wodurch passives Durchklicken durch aktives Lernen ergänzt wird.

Kontextsensitives Lernverhalten

• BUDDY passt Antworttiefe und Rückfragen dynamisch an Lernfortschritt und Vorwissen der Nutzenden an. Dadurch wird eine individuellere und motivierendere Lernerfahrung ermöglicht.

Skalierbare Lernbegleitung ohne zusätzlichen Traineraufwand

• BUDDY kann viele Lernende gleichzeitig und konsistent begleiten.

KI-gestützte Erstellung und Bearbeitung von Umfragen

• Umfragen können nun mithilfe von KI erstellt und bearbeitet werden. Dadurch lassen sich passende Fragen schneller generieren, bestehende Umfragen effizient optimieren und Feedbackformate einfacher an konkrete Lernziele oder Zielgruppen anpassen.

Eigene Phishing-Kampagnen erstellen

• Administratoren können eigene Phishing-Kampagnen erstellen.
• E-Mails, Login-Seiten und Landing Pages lassen sich entweder manuell oder mithilfe von KI generieren.

Kurskategorien werden als Ordner dargestellt

• Für eine bessere Übersicht werden Kurskategorien als Ordner angezeigt (alphabetisch sortiert). Die neue Darstellung steht sowohl im Admin-Bereich unter dem Menüpunkt „Kurse“ als auch im Lernenden-Bereich im Katalog zur Verfügung.

Platzlimits und Wartelisten für Live Events

• Für Live Events können Administratoren nun verfügbare Plätze begrenzen, um Überbuchungen zu vermeiden. Zusätzlich lassen sich Wartelisten aktivieren, über die Teilnehmende automatisch oder manuell nachrücken können.

EIV-Schnittstelle auf REST API umgestellt

• Die EIV-Schnittstelle zur automatischen Übermittlung von Fortbildungspunkten an die Bundesärztekammer wurde auf eine REST API umgestellt.
• Zusätzlich werden Teilnehmende nun per E-Mail sowie in der Dokumentation im LMS darüber informiert, ob die Übermittlung der Fortbildungspinkte an den EIV erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist.

Barrierefreiheitserklärung verfügbar und individualisierbar

• Die Barrierefreiheitserklärung für das Lernmanagementsystem ist nun für alle Nutzer verfügbar.
• Sie kann individuell angepasst werden, beispielsweise durch das Hinterlegen spezifischer Kontaktdaten für Barrierefreiheit.

Unterscheidung zwischen aktiven und inaktiven Einschreibungen

• In Berichten kann nun zwischen aktiven und inaktiven Einschreibungen unterschieden werden. Dies ermöglicht eine präzisere Auswertung und Analyse.

Filter für Veröffentlichung im internen Katalog

• Administratoren können Kurse jetzt danach filtern, ob sie im internen Katalog veröffentlicht sind. Dies erleichtert die Verwaltung und Überprüfung veröffentlichter Inhalte.

Lernpfade: Automatische Benachrichtigung bei nachträglich hinzugefügten Kursen

• Wenn einem bereits gestarteten Lernpfad nachträglich ein weiterer Kurs hinzugefügt wird, werden die eingeschriebenen Lernenden automatisch per E-Mail und Feed darüber informiert.

Bugfixes und Performance-Optimierungen

• Mit diesem Release wurden diverse Fehlerbehebungen und Performance-Optimierungen umgesetzt, um Stabilität, Geschwindigkeit und Nutzererlebnis weiter zu verbessern.

Neue Funktionen

Individuelle Zertifikats-Header auf Kursebene

• Die Zertifikatsgestaltung wurde erweitert. Bisher ließ sich das Kopfzeilenbild (z. B. Logo) nur zentral festlegen und wurde auf allen Zertifikaten in allen Kursen verwendet. Ein Kopfzeilenbild kann jetzt auch pro Kurs hochgeladen werden – für eigene und gebuchte/gekaufte Kurse.

Anpassbare Menübezeichnungen

• Die Bezeichnungen für die Menüpunkte „Bibliothek“ (externer Link) und „Katalog“ sind ab sofort frei konfigurierbar. Die Begriffe können durch passendere Bezeichnungen ersetzt werden, die besser zum jeweiligen Zweck oder zur gewohnten Sprache im Unternehmen passen (z. B. „Wissensdatenbank“ oder „Shop“ statt „Bibliothek“, „Lernwelt“ oder „Kursangebot“ statt „Katalog“).

UX- und Usability-Update

Diverse Optimierungen, um die Bedienung intuitiver und flüssiger zu gestalten.

• System-UI: Unter „Instanz bearbeiten“ kann man sich jetzt über einen Button direkt „Als Instanz einloggen“
• Instanzen-UI: Unter „Mandant bearbeiten“ kann man sich jetzt über einen Button direkt „Als Mandant einloggen“
• Instanzen-UI: Der Unique User Counter kann jetzt nach Mandanten gefiltert werden
• System-/Instanzen-/Mandanten-UI: Formulierungen in Kurs-Anhängen angepasst
• Mandanten-UI: In der Tabelle unter dem Menüpunkt steht bei einer Usern mit einer benutzerdefinierten Rollen nicht mehr „Benutzerdefiniert“, sondern direkt die benutzerdefinierte Rollenbezeichnung
• Lernenden-UI: „Meine Kurse“ -> Filter „Thema“ (=öffentliche Kurs-Kategorien) eingefügt
• Lernenden-UI: „Katalog“ -> Filter „Thema“ (=öffentliche Kurs-Kategorien) eingefügt
• Lernenden-UI: Menüreihenfolge geändert: „Katalog“ direkt unter „Meine Kurse“
• Lernenden-UI: Tooltip auf Ordnern, wenn öffentliche Kurs-Kategorien mit vielen Zeichen

Neue Funktionen

Feed

• Eingeloggte Benutzer werden über einen Feed direkt im Tutoolio LMS über alle für sie relevanten Neuigkeiten informiert.

Favoriten

• Kurse im internen Katalog können von Lernenden als Favoriten markiert werden.
• Die Kursliste im internen Katalog kann nach favorisierten Kursen gefiltert werden.

Umfragen

• Für jede Umfrage kann eingestellt werden, ob die Auswertung anonym oder personenbezogen erfolgen soll.
• Wenn die personenbezogene Auswertung für eine Umfrage aktiviert ist, können Admins die Ergebnisse und Antworten nach den Teilnehmern filtern.

Instanzen-Bericht

• Instanzen-Administratoren können die Unique User für ihre Instanz und für die Mandanten in ihrer Instanz ermitteln.
• Instanzen-Administratoren können gezielt danach suchen, in welchen Mandanten ein bestimmter Unique User angelegt ist.

Optimierungen & Bugfixes

Phishing-Simulationen

• Empfängerlisten laufender Phishing-Kampagnen können nun angepasst werden:
  • Es können zusätzliche Empfänger hinzugefügt werden, die bisher noch nicht in der Kampagne enthalten waren.
  • Es können Empfänger entfernt werden, sofern die Kampagnen-E-Mail an diese noch nicht versendet wurde.

• Für benutzerdefinierte Rollen mit Leserechten für Phishing-Kampagnen gilt:
  • Sind die Rechte nicht auf bestimmte Benutzerkategorien eingeschränkt, werden auch die Gesamtstatistiken der Kampagnen angezeigt.
  • Sind die Rechte auf bestimmte Benutzerkategorien eingeschränkt, werden nur Daten zum Verhalten der einzelnen Benutzer angezeigt, für die Leserechte existieren.

Passwortvergabe

• Fordert ein Benutzer, der sein initiales Passwort noch nicht vergeben hat, die E-Mail „Passwort vergeben“ an, wird diese E-Mail jetzt immer versendet – auch dann, wenn die allgemeine Aktivierungs-E-Mail in den Einstellungen deaktiviert ist.

• Bei der Passwort-Neuvergabe ist nur noch ein Klick auf den entsprechenden Button erforderlich.

Genehmigung von freiwilligen Selbsteinschreibungen

• Benutzer mit Genehmigungsrechten werden per E-Mail und über den Feed informiert, wenn ein Lernender seinen Teilnahmeantrag zur freiwilligen Selbsteinschreibung über den internen Katalog zurückzieht. Die Inhalte und Regeln dieser Benachrichtigungen können von Admins in den globalen Einstellungen angepasst werden.

• Im Admin-Bereich können Kurse auf der Kurs-Übersichtsseite nach Kursen mit ausstehenden Teilnahmeanträgen gefiltert werden.

SCIM

• Um Duplikate bei der Benutzer-Provisionierung via SCIM zu vermeiden, wurde eine zusätzliche Validierung eingeführt. Es wird nun auch anhand der User-ID geprüft, ob ein Benutzer, der über SCIM provisioniert wird, bereits im System existiert.

Neue Funktionen

Kurse nur für bestimme Benutzerkategorien im internen Katalog veröffentlichen

• Wird ein Kurs im internen Katalog veröffentlicht, kann die Sichtbarkeit des Kurses im internen Katalog auf bestimmte Benutzerkategorien eingeschränkt werden.
• Nur Benutzer mit den zutreffenden Benutzerkategorien können den Kurs dann im internen Katalog sehen und sich freiwillig in diesen Kurs einschreiben.

Berichte nach Fristen filtern

• In den Berichten stehen zusätzliche Schnellfilter für Fristen zur Verfügung:
  • Heute fällig
  • Überfällig
  • Fristzeitraum (frei wählbar)

Neues Top-Feature: Umfragen (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Mit dem neuen Umfrage-Tool erstellen Admins und berechtigte Rollen in wenigen Minuten professionelle Online-Umfragen – direkt im LMS.

• Fragebögen per Drag & Drop gestalten
• über 20 Frage- und Interaktionstypen
• flexible Logiken und Regeln (z. B. Verzweigungen, Pfade, Pflichtfelder)
• Echtzeit-Auswertung in übersichtlichen Grafiken
• Zielgruppen-genaues Ausspielen
• Umfragen können kursgebunden oder unabhängig erstellt werden

Anwendungsbeispiele:

• Kursvorbereitungen
• Bedarfsanalysen
• Evaluation von Kursen, Lernmaterialen, Trainer, Dozenten
• Engagement-/Zufriedenheitsumfragen
• Pulse Surveys (kurze Stimmungsbarometer)
• 360°-/180°-Feedback

Vorteile:

• vollintegrierte Erstellung, Ausspielung und Auswertung von Umfragen, ohne externe Tools
• fundierte Entscheidungen und Verbesserungen durch datenbasierte Erkenntnisse

Weitere Funktionen:

Genehmigungsvorbehalt für freiwillige Selbsteinschreibungen

• Admins können einstellen, dass die Buchung von Kursen, die im internen Katalog veröffentlicht werden, unter Genehmigungsvorbehalt stehen
• die freiwillige Selbsteinschreibung in einen Kurs im internen Katalog erfolgt nicht sofort, sondern muss zuerst durch eine verantwortliche Person genehmigt werden (z. B. Vorgesetzter)
• ob eine Genehmigung erforderlich ist und welche benutzerdefinierte Rolle die Genehmigung erteilten darf, kann je Kurs bestimmt werden

Vorteile:

• mehr Kontrolle über freiwillige Selbsteinschreibungen
• bessere Ressourcensteuerung, insbesondere bei begrenzten Angeboten im internen Katalog

Live-Events als Kalendereintrag

• automatischer iCal-Anhang in Einladungen zu Live Events
• Lernende fügen den Termin per Klick ihrem Kalender hinzu
• erstellt einen Termin über die komplette Dauer des Live Events am (Start- bis Enddatum)
• kompatibel mit gängigen Kalender-Clients (z. B. Outlook)

Vorteile:

• Terminblocker im Kalender für gesamte Dauer des Live Events
• automatische Erinnerung an Beginn des Live Events
• spart Zeit, da kein manuelles Erstellen von Kalendereinträgen notwendig

Sortierung der Kurs-Übersicht nach Frist

• Die Kurs-Übersicht im Lernenden-Bereich kann nach Fristen sortiert werden.

Neues Top-Feature: Interner Katalog für freiwillige Selbsteinschreibungen (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Kurse lassen sich nun in einem internen Katalog veröffentlichen. Lernende können sich bei Interesse selbst einschreiben – zusätzlich zu bisherigen, zentral gesteuerten Einschreibungen.

• Sichtbarer Kurskatalog für Lernende
• Selbstständige Einschreibung (freiwillige Selbsteinschreibung) durch Lernende
• Admins sehen jederzeit, wer sich wo eingeschrieben hat

Vorteile:

• fördert selbstgesteuertes Lernen und Mitarbeiterinitiative
• ideal für freiwillige, nicht verpflichtende Lernangebote
• entlastet Admins durch weniger manuelle Einschreibeprozesse
• erhöht die Reichweite und Nutzung interner Lerninhalte

Weitere Funktionen

Fristen für Kursabschlüsse als Kalendereintrag

• iCal-Anhang bei Einladungsmails
• kompatibel mit allen gängigen Kalendern (z. B. Outlook)
• automatische Termin-Erinnerung durch den Kalender am Tag des Fristablauf (um 9:00 Uhr)

Vorteile:

• bessere Termintreue
• höhere Abschlussquoten

Neues Top-Feature: Benutzerdefinierte Rollen mit individuellen Rechten (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Mit dem Update können Administratoren benutzerdefinierte Rollen erstellen und detailliert steuern, welche Funktionen und Daten für bestimmte Benutzer nutzbar und/oder sichtbar sind. Die bisherigen Standard-Rollen (Administrator, Auswerter, Lernender) decken typische Anwendungsfälle und Szenarien ab, lassen aber weniger Spielraum für differenzierte Aufgabenverteilungen und individuelle Aufgabenprofile. Mit der neuen Funktion können Administratoren:

• Rollen frei benennen (z. B. Tutor, Kursleiter, Autor)
• Funktionen und Datenansichten flexibel freigeben und präzise steuern

Vorteile:

• Passgenaue Aufgaben- und Verantwortungsverteilung
• Höhere Sicherheit und Compliance durch reduzierte Rechte
• Stärkung des Datenschutzes durch Prinzip „minimal notwendige Rechte“
• Skalierbar für komplexe Organisationsstrukturen

Weitere Funktionen

Fristen für Kursabschlüsse festlegen

• klar kommunizierte Deadlines (als Platzhalter in E-Mails)
• pro Kurs definierbar
• das Frist-Datum wird automatisch ab dem Datum der Einschreibung berechnet

Vorteile:

• Förderung termingerechter Kursabschlüsse
• höhere Verbindlichkeit bei Pflichtschulungen (z. B. Arbeitsschutz, Datenschutz)

SCIM-Endpunkte für Benutzerprovisionierung

• Standardisierte Anbindung an Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta, Keycloak u. a.
• Vollautomatisierte Erstellung, Aktualisierung, Deaktivierung und Löschung von Benutzern
• Provisionierung von Stammdaten und Gruppen/Kategorien

Vorteile:

• schnelle und einfache Einrichtung
• konsistente, aktuelle Benutzerdaten

Autorentool-Kurse kopieren

• Inhalte intern erstellter Kurse duplizieren

Vorteile:

• spart Zeit bei der Erstellung ähnlicher Kurse
• konsistentes Design über verschiedene Kurse hinweg

Neuer Tab „Buchungen“ auf Kurs-Detailseite (für Instanzen-Admins)

• zentrale Übersicht, für welche Mandanten bereits Kursbuchungen für den jeweiligen Kurs vorliegen
• Anlage, Aktualisierung und Nachverfolgung von Buchungen für Mandanten im jeweiligen Kurs
• Anlage von Buchungen für einzelne Mandanten oder als Bulk-Aktion für mehrere Mandanten

Vorteile:

• weniger Klicks
• mehr Überblick

Neues Top-Feature: Phishing-Simulationen (kostenpflichtige Zusatzfunktion)

Mit dem vollständig integrierten Phishing-Simulations-Tool lassen sich Phishing-Kampagnen mühelos starten und verwalten, um Mitarbeitende gezielt im Erkennen von Phishing-Mails zu schulen.

• Vorgefertigte Kampagnen:
  • Realistische Szenarien, z. B. basierend auf aktuellen Warnmeldungen des BSI
  • Von unterschiedlichen Absenderprofilen (z. B. Softwareanbieter wie Microsoft und Google, Finanzdienstleister wie Mastercard und PayPal, Versanddienstleister wie DHL, interne Abteilungen)
  • Zu typischen Phishing-Themen wie Rechnungen, Kontosperrungen, Passwort-Updates, Sendungsverfolgungen, Finanztransaktionen, Social-Media-Aktivitäten, Gewinnspiele, Rabattaktionen oder Jobangebote
  • Unterschiedliche Schwierigkeitsstufen – von leicht erkennbaren Standardmails bis hin zu professionell gestalteten, personalisierten Spear-Phishing-Angriffen
• Kampagnenbestandteile:
  • Senderprofile mit dedizierter IP zwecks Whitelisting
  • E-Mails mit Phishing-Links
  • Nachgebildete Anmelde-/Loginseiten
  • Aufklärungsseiten für Nutzende mit kritischer Interaktion
• Teilnehmerverwaltung:
  • Auswahl von Empfängern aus bestehenden Benutzern im Tutoolio LMS
• Tracking & Datenschutz:
  • Wahlweise personenbezogenes oder anonymisiertes Tracking
• Individuelle Zeitplanung:
  • Frei definierbare Kampagnenzeiträume
  • Automatisierter, randomisierter Mail-Versand
• Meldebutton (optional):
  • Meldebutton zur Integration in verschiedene Mail-Clients zwecks Meldung von Verdachtsfällen
• Auswertung:
  • Übersichtliche Darstellung in Tabellen, Liniendiagrammen und Kennzahlen
    • Versendete E-Mails
    • Klickverhalten
    • Eingabe von Daten
    • Gemeldete Phishing-Versuche

Weitere Features

• Auf der Benutzer-Detailseite wird das Datum und die Uhrzeit des letzten Logins im Tutoolio LMS angezeigt, das erleichtert die Analyse zu Supportzwecken und sorgt für mehr Transparenz im System

Optimierungen

• Caching:
  • Änderungen (z. B. Löschen eines Kurses) sind in der Kursübersichtsseite ohne manuelles Neuladen direkt sichtbar.
• Systemsicherheit:
  • Update auf die neueste Version von Spring Security

Bugfixes

• Fehler behoben, bei dem Automatisierungsregeln nicht ausgeführt wurden, wenn Benutzerkategorien über externe Systeme gepflegt wurden
• Problem gelöst, welches das Löschen von Kursen mit Anhängen verhinderte
• Fehler korrigiert, bei dem Live Events nicht aktualisiert werden konnten, wenn sie Teil eines Lernpfads waren